本記事は、メルゴリの運用で確認している一般的な項目をまとめたものです。個別案件への法的助言ではありません。実際の送信条件は、最新の法令・ガイドラインと専門家の見解を確認してください。
公開アドレスにも除外条件がある
特定電子メール法は、広告宣伝メールについて原則オプトイン方式を定めています。一方、ウェブサイトでメールアドレスを公開している団体や営業を営む個人は、一定の条件で例外になります。
ただし、メールアドレスとともに「営業メールお断り」「特定電子メールの送信を拒否する」といった表示がある場合、この例外には当たりません。公開されているという理由だけで送信対象にせず、同じページと問い合わせ案内を確認します。
送信前に対象と根拠を確認する
- 相手が事業者であり、自社の提案と業務上の関連があるか
- アドレスが相手自身のサイトで公開されているか
- 営業連絡や特定電子メールを拒否する表示がないか
- 過去に配信停止や連絡不要の申し出を受けていないか
- 提案理由として使う公開情報が現在も有効か
問い合わせフォームを使う場合も、営業利用を禁止する注意書きがないか確認します。送信できる技術的状態と、送信してよい状態は別です。
本文に送信者と停止方法を示す
営業メールには、誰が何の目的で送ったかを分かるように記載します。会社名、担当または運用主体、連絡先、サービスとの関係を明確にします。受信を希望しない場合の連絡方法も必要です。
配信停止の方法を複雑にしたり、停止を申し出た相手へ再送したりしません。停止の連絡を受けたら、送信対象リストだけでなく、次回の抽出条件にも反映します。
公開情報でも個人情報になり得る
個人情報保護委員会は、公開情報であっても個人情報に該当し得ると説明しています。担当者名や個人にひも付く連絡先を扱う場合は、取得元が公開されていることだけでなく、利用目的、安全管理、削除や訂正への対応を確認します。公開情報なら自由に再利用できる、という意味ではありません。
メルゴリでは、企業の公開情報だけを調査に使い、顧客から預かった情報は支援目的の範囲で扱います。データの取り扱いは情報セキュリティページに記載しています。
送信と判断の記録を残す
送信日時、宛先、送信者、参照した公開情報、承認者、本文、配信停止の申し出を記録します。問題が起きたときの確認だけでなく、同じ相手への重複送信を防ぐためにも必要です。
AIが候補や文面を作っても、最終的な送信条件は人が確認します。送信件数を増やすために、除外条件や承認手順を省かない運用にします。
参照した一次資料
- 消費者庁「特定電子メール法」
- 消費者庁・総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」
- 個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」
- 個人情報保護委員会「第三者提供時の確認・記録義務編」
法令やガイドラインは改正されることがあります。本記事の更新日と、リンク先の最新版を併せて確認してください。