AI営業を導入する前に決めたい 承認・除外・返信対応の役割分担

任せる準備と自社が判断することを決める

導入時には、商材、対象条件、案内できる事実、送信名義、連絡経路を共有します。調査担当が自社の意図を推測して、対応範囲や送信対象を広げないようにします。

企業調査や下書きの準備を任せる場合も、対象と文面を確認する担当者が必要です。提供範囲は契約や体制で異なるため、各工程を誰が受け持つかを先に確認します。

除外対象と承認の手順を共有する

既存取引先、対象外企業、連絡を断った企業などを送信前に整理します。停止の申し出があった相手を、次回の調査で新しい候補へ戻さないように管理します。窓口の拒否表示などは送信前の確認項目も参照してください。

未回答は承認とみなしません。承認する宛先と文面を特定し、承認後にどちらかを変えた場合の確認手順も決めます。古い版への承認を、変更後の文面へ引き継がないようにします。

結果が分からない場合の対応を決める

送信結果が不明な場合は、確認せずに同じ案内を繰り返さない手順にします。記録や完了表示を確認し、判断できない状態は担当者へ戻します。

問い合わせフォームを使う場合も、入力確認画面と送信完了は分けて扱います。準備が済んだ状態、承認済みの状態、送信した状態を、同じ表示にしないようにします。

返信後まで含めた役割表を作る

次の表は担当を決めるための項目例です。支援側と自社側の欄には、実際に決めた担当と確認する内容を記入します。

表は横にスクロールして確認できます。

定期的に対象条件、文面、未対応の返信を振り返ります。担当者を替える場合も、除外条件と承認の記録を一緒に引き継ぎます。

メルゴリの運用方針では、送信前に人が確認・承認することと、共有情報の取り扱いを説明しています。具体的な分担と提供範囲は、担当者のご案内に沿って確認します。