営業メールで「なぜ御社に連絡したか」を伝える書き方

社名の差し込みから連絡理由へ

社名を入れ替えただけでは、その会社に送った理由は伝わりません。相手の製品や事業で何を確認し、自社のどの対応範囲と関係するのかを先に整理します。企業への称賛だけで冒頭を終えず、今回の案内につなげます。

名乗りや署名まで一社ごとに変える必要はありません。相手の情報を使う部分で、提案との関係が分かるかを点検します。

相手を選んだ理由と今連絡する理由

製品や対応市場は、相手を選んだ理由になります。出展や製品発表、拠点計画は、今連絡する理由として使う場合があります。時期に関わる情報には、出来事の日付と予定・完了の状態が必要です。

適切な時期の情報がなければ、最近の出来事を作りません。確認した製品情報から案内するだけでも、相手を選んだ理由は説明できます。公表された事実から、忙しさや予算不足、外注需要まで断定しないようにします。

事実・接点・案内の順で冒頭を組み立てる

以下は冒頭を書く前のワークシートです。確認した事実をそのまま記録してから、対応できる内容と今回の案内をつなぎます。

表は横にスクロールして確認できます。

説明用の仮例として、次の文が考えられます。

貴社の製品紹介で、精密機器向けの部品を拝見しました。当社で対応できる加工範囲をご案内したく、ご連絡しました。

実際に製品情報を確認し、自社がその加工に対応できる場合の文例です。「部品の外注先を探されていると思い」のような未確認の需要を付け加えていません。

引用する情報の文脈を確認する

送信前に参照先を読み、対象の会社や拠点が合っているかを確認します。取引先紹介や沿革に載った語を、その会社の現在の事業として引用しないようにします。

確認日と出来事の日付は別に残します。調査してから時間が空いた情報は、メールを書く時点でもう一度確認してください。

企業の公開情報を調べ、参照先と下書きを人が確認する流れは、メルゴリのサービスページで説明しています。