営業メールに使う企業情報の確認方法 古いニュースや予定の誤引用を防ぐ

公開日・出来事の日付・確認日を分ける

ページを最近取得したことと、最近の出来事であることは別です。営業メールに使う情報では、出典の公開日、出来事の日付、自社が確認した日を分けて残します。

日付が分からない情報を、最近の動きとして引用しないようにします。古いニュースでも連絡理由に使う場合は、いつの情報かを踏まえた表現にします。

予定と完了の状態を読み分ける

拠点開設や投資の計画を、既に完了した出来事として書かないようにします。文章の一部だけを抜き出さず、日付や条件が分かる範囲まで読みます。

過去に予定として公表されていた情報は、送信前に続報を確認します。完了や変更が確認できない場合は、現在の状態を不明として扱います。予定日を過ぎたことだけで完了したとは判断しません。

対象の会社と引用の文脈を確かめる

沿革、取引先紹介、住所、ナビゲーションに含まれる語を、その会社の現在の方針として使わないようにします。対象の法人や拠点に関する情報か、参照ページの文脈から確認します。

表は横にスクロールして確認できます。

同じ名称の会社や複数拠点がある場合も、どの情報を使ったか残します。調査を引き継ぐ際に、文章だけを渡して出典や日付を失わないようにします。

送信する時点でもう一度見直す

調査から送信まで時間が空いた情報は、引用前に確認します。変化の大きい予定や出来事は、送信直前の見直しが必要になります。確認間隔だけで正確さを保証できるわけではありません。

最近の出来事が確認できなければ、製品や対応分野など確認可能な情報から連絡理由を考えます。相手の状況を想像して補わず、確認したことから案内を組み立てます。

企業情報の調査から下書きの確認までの流れは、メルゴリの支援内容に記載しています。文面を確認する際も、情報の参照先を一緒に扱います。